Quản trị dự án đóng vai trò quan trọng và góp phần mang đến thành công của một dự án. Với mỗi dự án, Quản trị dự án sẽ được chỉ định bởi Trưởng phòng hoặc Ban Giám đốc, có nhiệm vụ điều hành và quản lý dự án trong suốt quá trình thực hiện dự án nhằm đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ và đạt chất lượng. HPT đã thực hiện thành công các dự án thông qua áp dụng quy trình và các công cụ quản trị dự án do HPT xây dựng:
Quy trình quản lý dự án:
Năng lực của Người Quản trị Dự án:
- Có trình độ chuyên môn liên quan đến dự án. Căn cứ đánh giá: kinh nghiệm đã có, các bằng cấp liên quan, các đóng góp trong công tác tư vấn, đào tạo, kết quả giải quyết các vấn đề cụ thể.
- Có năng lực quản lý nguồn lực. Căn cứ đánh giá: kinh nghiệm liên quan, hiệu quả trong công tác quản lý, kết quả thực hiện các kế hoạch, mục tiêu đặt ra.
- Có năng lực điều phối, xử lý vấn đề, có kiến thức về quản trị dự án. Căn cứ đánh giá: kinh nghiệm liên quan, kỹ năng trình bày vấn đề, tính nhạy bén, nhanh chóng trong xử lý các tình huống, hiểu biết về năng lực chuyên môn của đồng nghiệp.
- Có hiểu biết tốt về khách hàng. Căn cứ đánh giá: qua lịch sử công tác và công việc cụ thể được giao.
- Hiểu rõ các quan hệ với các đối tác.
- Được tập thể tín nhiệm.
Cơ sở quản trị dự án của HPT:
- Hiểu rõ yêu cầu khách hàng: Các yêu cầu này phải thể hiện cụ thể qua việc ghi nhận: ghi chép, thư từ, công văn, bản vẽ, sơ đồ, hồ sơ mời thầu, e-mail, dữ liệu,... Các yêu cầu phải được tập hợp đầy đủ trước khi xây dựng kế hoạch quản trị dự án và cập nhật trong suốt quá trình thực hiện dự án. Quản try dự án cũng phải nắm được phương thức làm việc với khách hàng trong phối hợp triển khai hệ thống. Các yêu cầu khác của khách hàng để đánh giá, xác nhận công việc hoàn tất.
- Cam kết của công ty đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Cam kết thể hiện cụ thể thông qua hồ sơ (dự thầu, giải pháp, chào giá,…) và kết thúc bằng hợp đồng hay hình thức thỏa thuận tương đương. Kết quả cụ thể là Quản trị dự án phải xây dựng các hạng mục công việc chi tiết theo trình tự với đầy đủ các yêu cầu về chuyên môn, nhân sự, công cụ, tài chính, thời gian,…
- Năng lực của công ty: Khả năng cung cấp hàng hóa, khả năng điều phối tài chính, trình độ tay nghề chuyên môn, các công tác khác đang triển khai.
- Các cơ sở đánh giá hiệu quả của dự án: Hiệu suất của hệ thống, hiệu quả về tài chính,…
- Các rủi ro có thể xảy ra: Rủi ro từ khách quan của thiết bị, công nghệ môi trường, rủi ro do chủ quan của nhân sự (HPT hay khách hàng).
Các tiêu chuẩn kế hoạch quản trị dự án của HPT:
- Quản lý nhân sự: Thể hiện việc tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát nguồn lực cho dự án để đáp ứng điều kiện thời gian và yêu cầu kỹ thuật của dự án, kể cả việc phối hợp với các đối tác để đảm bảo nhân lực và kỹ thuật phù hợp.
- Quản lý công việc: Khung công việc thể hiện chính xác, rõ ràng các bước thực hiện, từng công tác với thời gian và tiến độ thi công của từng cá nhân, từng đơn vị.
- Quản lý thời gian: Thời gian tổ chức triển khai dự án phải thể hiện cụ thể trong kế hoạch quản trị dự án bao gồm: hoạch định, lập thời gian biểu cụ thể cho từng công việc, triển khai, kiểm soát và đánh giá.
- Quản lý chi phí: Bao gồm việc kiểm soát tài chánh có hiệu quả của dự án thông qua các bước định giá, đánh giá, dự trù ngân sách, kiểm soát, phân tích, dự đoán và báo cáo thông tin về chi phí tài chánh.
- Quản lý thông tin: Quy trình chuyển giao, sàng lọc, nhận thông tin và xử lý nhằm phục vụ cho toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện dự án.
- Quản lý chất lượng: Nhằm đảm bảo cho mọi mặt của dự án và kết quả của nó hoàn toàn đáp ứng được chi tiết kỹ thuật được yêu cầu, công tác kiểm tra chẩn đoán hệ thống được tiến hành theo từng bước phù hợp với yêu cầu kỹ thuật được đưa ra để đi đến sự nhất trí giữa hai bên.
Kế hoạch quản trị dự án cũng thể hiện được việc theo dõi và kiểm soát dự án theo từng bước hoạt động. Kiểm soát chặt chẽ sẽ giữ được cho dự án diễn ra theo đúng thời gian hoạch định và đảm bảo có được những quyết định kịp thời khi có vấn đề nảy sinh.
Công cụ quản trị dự án của HPT:
Ở góc độ vĩ mô, toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện các dự án cơ sở hạ tầng CNTT của HPT được trong hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001:2008 và mô hình sản xuất phần mềm CMMI Cấp độ 3 thông qua các qui trình cụ thể. Quá trình thực hiện chi tiết các dự án, tùy theo đặc thù công tác chuyên môn và khách hàng, công cụ khác sẽ được sử dụng để bổ sung như:
- Biểu đồ Gant (MS Project).
- Hệ thống chương trình Share Point Portal liên kết chặt chẽ các chương trình quản trị quản trị dự án (dùng Microsoft Project) với công cụ quản lý khách hàng (CRM) và các chương trình thuộc Microsoft Office khác như Word, Excel nhằm quản lý chặt chẽ thông tin và hồ sơ liên quan đến các dự án
