Một sinh viên hỏi: “Em quan tâm tới Quản lí hệ thông tin (ISM) nhưng em vẫn không hiểu em sẽ làm gì với bằng cấp này? Kĩ năng hay môn học nào em phải học để là người quản lí hệ thông tin thành công? Xin thầy lời khuyên.”
Đáp: Chúng ta hãy nhìn vào bức tranh lớn về điều đang xảy ra trong một công ti. Mọi người chủ công ti đều cần thông tin nào đó để ra quyết định, để nhận diện vấn đề, và để kiểm soát các vận hành. Trước khi có công nghệ thông tin (CNTT), người chủ phải đi quanh công ti để quan sát cách mọi sự vận hành và có hành động khi cần thiết. Tuy nhiên người chủ không thể dành mọi thời gian để quan sát được cho nên ông ta phải dựa vào người quản lí để báo cáo mọi thứ cho ông ta. Không may là không phải tất cả các báo cáo đều chính xác vì người quản lí thường che giấu sai lầm của họ hay sửa đổi báo cáo để làm cho mọi sự có vẻ tốt hơn chúng vậy. Không có thông tin chính xác, người chủ không thể ra quyết định tốt hay biết về vấn đề mãi cho tới khi quá trễ. Bằng việc áp dụng công nghệ thông tin để tự động hoá các qui trình doanh nghiệp và thu thập dữ liệu, người chủ có thể có được thông tin chính xác nhanh chóng hơn, và ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.
Quản lí hệ thông tin (ISM) là hệ thống tính toán thu thập và xử lí dữ liệu về vận hành của công ti và phát sinh thông tin có nghĩa giúp cho người chủ và người quản lí ra quyết định, giải quyết vấn đề và kiểm soát vận hành công ti một cách hiệu quả. Ngày nay phần lớn các hệ thông tin thu thập và xử lí dữ liệu từ nhiều nguồn như giao tác kinh doanh, vận hành công ti, và dữ liệu liên quan khác từ các vị trí thị trường, thông tin công cộng, đối thủ cạnh tranh, và phân tích chúng để tạo ra báo cáo trinh sát doanh nghiệp cho người chủ và người quản lí.
Trước khi có máy tính, phần lớn việc thu thập dữ liệu và phân tích đều được con người thực hiện, người này thu thập mọi giao tác doanh nghiệp và viết chúng vào các sổ cái giấy tờ; những người khác thu thập dữ liệu vận hành của công ti và viết chúng vào báo cáo hàng ngày và hàng tuần; nhóm người khác tính toán và phân tích các dữ liệu này thành các báo cáo. Hệ thống lao động thủ công như vậy yêu cầu nhiều tuần để phát sinh báo cáo và cũng rất hay sinh lỗi. Ngày nay, máy tính có thể thu thập và xử lí tất cả các dữ liệu này, làm phân tích kĩ lưỡng và phát sinh báo cáo trong vài phút. Tất nhiên, máy tính xử lí dữ liệu như được chỉ đạo bởi chương trình phần mềm do người phần mềm viết ra. Chương trình này có thể bảo máy tính phân tích cùng dữ liệu theo những cách khác nhau và tạo ra các loại báo cáo khác nhau. Những người quản lí khác nhau lấy dữ liệu dược phân tích theo những cách khác nhau tuỳ theo vai trò và trách nhiệm của họ. Chẳng hạn, người quản lí chế tạo sẽ có báo cáo về vận hành hàng ngày hay hàng tuần, về năng suất, vấn đề, và tài nguyên được cần. Người quản lí bán và tiếp thị có thể có được báo cáo về số bán, đối thủ cạnh tranh, và xu hướng thị trường. Người chủ công ti có thể có được báo cáo về thu nhập, lợi nhuận, chi phí và các vấn đề chính v.v. Việc thu thập dữ liệu kĩ lưỡng, việc xử lí và phân tích như vậy sẽ là không thể được nếu không có việc dùng hệ thông tin tính toán.
Phát triển của hệ thông tin như vậy yêu cầu các kĩ năng của người quản lí hệ thông tin (ISM) người bắt đầu bằng phân tích yêu cầu người sử dụng bên trong công ti. Người dùng có thể là người quản lí và người chủ vì yêu cầu của họ là khác. (Sinh viên ISM học kĩ năng này trong môn Kĩ nghệ yêu cầu). Từ những yêu cầu này, người quản lí hệ thông tin thiết kế ra hệ thống mà sẽ nắm bắt dữ liệu từ vận hành của công ti, các giao tác doanh nghiệp, cái ra chế tạo, chi phí, thu nhập, xu hướng thị trường v.v. và lưu chúng vào trong cơ sở dữ liệu của công ti. (Sinh viên ISM học những kĩ năng này trong môn Cơ sở dữ liệu.) Từ những dữ liệu được lưu giữ này, phần mềm doanh nghiệp có thể phát sinh ra các loại báo cáo khác nhau để đáp ứng cho các yêu cầu đa dạng. Chương trình phần mềm có nhiều chức năng khác nhau mà sẽ phân tích các dữ liệu được thu thập và phát sinh báo cáo dưới dạng như được người dùng yêu cầu. (Sinh viên ISM học những kĩ năng này trong môn Trinh sát doanh nghiệp.) Vận hành và kiểm soát công ti thường dựa trên chiến lược và mục đích doanh nghiệp; người quản lí và người chủ phải giám sát việc đo để xác định liệu hiệu năng thực có đáp ứng cho những mục đích đã được lập kế hoạch này không và liệu mục đích doanh nghiệp đang được hay có thể được đạt tới. (Sinh viên ISM học những kĩ năng này trong môn Nền tảng về hệ thông tin.) Báo cáo điều hành thường được thiết kế để chỉ ra một số kết quả thuận lợi hay bất lợi. Kết quả bất lợi chỉ ra các khu vực phải được điều tra chi tiết hơn, hay yêu cầu tiến hành hành động ngay lập tức. Kết quả thuận lợi từ các mục đích được lập kế hoạch có thể dẫn tới hiểu rõ hơn công ti vận hành hiệu quả thế nào.
Quản lí hệ thông tin (ISM) cung cấp cho những người quản lí và người chủ các báo cáo cập nhật và chỉ ra khu vực vấn đề. Hệ thống cũng sẽ phát sinh những báo cáo hỗ trợ quyết định nào đó dựa trên vận hành của công ti và xu hướng thị trường bên ngoài để cho người chủ công ti có thể kiểm điểm và ra quyết định. Ngày nay nhiều hệ thông tin được tích hợp vào trong hệ thống lập kế hoạch tài nguyên doanh nghiệp (ERP) điều giúp cho công ti toàn cầu quản lí vận hành lan rộng khắp thế giới.
